Office 365 Signaturen zentral verwalten

OFFICE 365 SIGNATUREN ZENTRAL EINRICHTEN UND UNTERNEHMENSWEIT VERWALTEN

gilt für Office 365 (bedingt auch für Exchange 2010 / 2013 und 2016)

CI (Corporate Identity) sollte in jeder Firma eine zentrale Rolle spielen. Angefangen bei Visitenkarten über Formular bis hin zur Firmenwebseite. Dabei werden nicht selten die Emailsignaturen außer Acht gelassen. Sprich die Mitarbeiter sind verantwortlich für die Signaturen unter Ihren Email, die nach draußen verschickt werden.

Dabei gibt es zwar oft gewissen Vorlagen um das Firmendesign durchzusetzen, aber hier schleichen sich immer wieder Fehler ein und die Signaturen sehen doch wieder unterschiedlich aus.

 

Wenn man einen Exchange Server oder einen Office365 Server sein Eigen nennt. Gibt es aber eine einfache und zentrale Möglichkeit dieses Problem zu umgehen.

 

Im folgende werde ich beschreiben wie eine Signatur in Office 365 eingebunden werden kann. In anderen Exchange Versionen ähnelt die Vorgehensweise aber.

 

Die Signaturen werden mit Hilfe von Transport Rules angelegt. Um eine solche anzulegen melden Sie sich zunächst als Administrator im Office 365 Dashboard an.

 

 

  • unter Admin Center rufen Sie den Unterpunkt Exchange auf
  • danach unter Nachrichtenfluss auf Regeln
  • über das Plus-Zeichen wird eine neue Regel angelegt
  • vergeben Sie nun einen eindeutigen Namen z.B. Signatur Mitarbeiter xyz
  • die Regel soll angewendet werden wenn „der Absender ist...“ – nun muss der entsprechende Mitarbeiter gewählt werden
  • unter Folgendermaßen vorgehen muss der „Haftungsausschluss anfügen...“ gewählt werden
  • nun kann auf der rechten Seite ein Text oder HTML Code eingetragen werden (Achtung begrenzt auf 5120 Zeichen – hört sich viel an aber wenn man mit formatierten HTML Codes arbeitet kommt man an diese Grenze)
  • Empfängerstandort wählen Sie “Außerhalb der Organisation” aus

 

Nun werden die Emails mit der Signatur verschickt. Wenn man mehr als 5120 Zeichen braucht kann man die Signaturen in zwei oder drei aufteilen. Zum Beispiel

  1. Regel Mitarbeiter Signatur (gilt nur für den einen Mitarbeiter)
  2. Email Werbung z.B. Abteilungsweise verschicken (gilt für verschiedene Benutzer)
  3. Haftungsausschluss (gilt für alle Mitarbeiter)

Die Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet. Bedeutet die Mitarbeiter Signaturen sollten an den ersten Stellen stehen (siehe Abbildung 1). Danach alles weiter. Es greifen nur die Regel die für die jeweiligen Mitarbeiter gelten.

Beispielkonfiguration einer Transport Regel Ansicht im Office 365 Admin Center
Abbildung 1

Und so kann eine fertige Signatur aussehen

fertige Email Signatur mit Logo und QR Code
Emailsignatur über eine HTML Transport Regel
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